SPPS: Årsmötesprotokoll 2007

Tid: 2007-01-06, kl 20:37-23:02
Plats: Föreningshuset Bakladdaren 6

Närvarande:
Andreas Blom
Joakim Fryland
Thomas Gustafsson
Magnus Johansson
Christina Mierzejewski
K. Jan Mierzejewski
Johan Svensson


Dagordning:
1) Mötets öppnande
2) Val av mötes- ordförande, sekreterare och protokolljusterare
3) Genomgång av föregående års- och styrelsemötes protokoll
4) Val till styrelsen
5) Val av revisor(er)
6) Val av valberedning
7) Verksamhetsredovisning
8) Verksamhetsplanering
9) Ekonomi- och revisionsredovisning
10) Ekonomisk planering och budgetering
11) Övriga frågor
12) Mötets avslutande

1) Mötets öppnande
Magnus Johansson förklarade mötet öppnat 20:37 (efter viss fördröjning...).

2) Val av mötes- ordförande, sekreterare och protokolljusterare
Johansson valdes till mötesordförande, K. Jan Mierzejewski valdes till sekreterare, Thomas Gustafsson valdes till protokolljusterare.

3) Genomgång av föregående års- och styrelsemötes protokoll
K.J.Mierzejewski gick igenom föregående årsmötes/konstitutionsmötes protokoll, Gustafsson gick igenom föregående styrelsemötes protokoll.

4) Val till styrelsen
ª Val av ordförande
Johansson valdes till ordförande.

ª Val av vice ordförande
K.J.Mierzejewski valdes till vice ordförande

ª Val av ledamöter
Joakim Fryland, Gustafsson och Johan Svensson valdes till ledamöter.

ª Val av suppleanter
Andreas Blom valdes till suppleant.

ª Fördelning av funktionsposter
Gustafsson valdes till kassör, K.J.Mierzejewski valdes till kontaktperson samt sekreterare.

5) Val av revisor(er)
Christina Mierzejewski valdes till revisor.

6) Val av valberedning
Dennis Persson och Philip Svenningsson nominerades till valberedning med bud av Johansson, varpå Persson och Svenningsson valdes till valberedning.

7) Verksamhetsredovisning
K.J.Mierzejewski redovisade för föregående års samtliga genomförda möten, evenemang, studier och projekt (se bilagor för utförlig beskrivning). Johansson tilldelade sig själv att sammanställa studierapport från studie 02: "Wrestlemania" och förordade vidare att sekvenser ur filminspelningen "Vork the Pig" skulle läggas upp på Internet, förslagsvis på samfundets egen sida.

K.J.Mierzejewski meddelade att arbetet med hemsideprojektet POPKORN var genomfört men att hjälp fordrades med FTP-överföringen till ett nytt webbhotell. Beslut fattades att Johansson skulle assistera K.J. Mierzejewski med detta 2007-01-09, fr o m kl 12:00.

Johansson tog därefter upp frågan rörande klubbhuset och kungjorde att SPPS enligt överens-kommelse delar lokalen med Halmstads spelförening fr o m årsskiftet.

8) Verksamhetsplanering
ª Om klubbhuset
Vidare diskussion följde angående klubbhuset. K.J.Mierzejewski valdes till eventuell lokaltecknare skulle nuvarande lokaltecknare Svensson i framtiden vilja frånsäga sig hyreskontraktet. Frågan om hyres- och nyckelfördelning togs upp. Fryland förordade idén om ett inbördes "förtroendeskontrakt" i fråga om klubblokal samt övriga eventuella föreningsanläggningar där villkor för delade kostnader, rätt till nycklar, regler för skötsel och uppsägningstid framgår. Detta förtroendeskontrakt beslöts att vara obundet styrelsen, skulle medlemmar av denna inte förmå åläggas extra ansvar eller kostnader men ändå önska vara en aktiv del av det administrativa arbetet.

Vid sidan av förtroendeskontraktet fattades beslut att även ett formellt styrelsekontrakt skulle utformas. Uppsägningstiden för både förtroende- och styrelsekontraktet beslöts vara två månader, varpå övriga villkor lämnades öppna fram till utformningstillfället.

Praktiska frågor rörande inredning och inventarier togs upp. Samtliga närvarande var överens om att huset skulle rustas upp. K.J.Mierzejewski donerade pingisrack, en brödrost samt ett nytt kylskåp att ersätta det nuvarande icke-funktionella, varpå Fryland erbjöd sig att sköta transporterna. Vidare manade K.J.Mierzejewski att samfundet söker samband med Haldahuset gällande restauration av soffor och andra möbler då denna tjänst enligt tidigare uppgift är tillgänglig för ideella organisationer såväl som kommunen. Även möjlighet till eventuellt köp av TV-apparater i Haldahusets affär Kretsloppan togs upp.

Slutligen proponerade Johansson för att inredningen av innerlokalen kunde gå i 80-talsstil varpå K.J.Mierzejewski föreslog att detta kunde genomföras som ett projekt i sig. Förslaget om ett projekt på temat 80-talsinredning röstades fram och med detta gick mötet vidare till planerade aktiviteter.

ª Planerade aktiviteter
Johansson redogjorde för senkvällens- samt den följande kvällens planerade evenemang i två delar; "Manges kvällar" och beklagade att den första delen måste uppskjutas flera timmar pga oförutsedd krock med pågående årsmöte. Därefter redogjorde K.J.Mierzejewski för den kommande studien i Bruce Lee-filosofi och hur denna kunde tillämpas inom modern pedagogik. Datum för studien i Bruce Lee-filosofi fastställdes till 2007-01-09, med start kl 16:00 och förutsattes att avslutas kl 12:00 följande dag. K.J.Mierzejewski utnämndes till studieledare.

Johansson gick vidare med att redogöra för projektet med färdigställandet av de ofullbordade utgåvorna av den gamla medlemstidningen Jordgubbsfältet i form av en webbtidning, något som inte blev av under 2006 som ursprungligen planerat. Projektet fastställdes av få fortsätta under 2007 och Johansson utnämndes till fortsatt projektledare.

K.J.Mierzejewski föreslog att ett evenemang äger rum under sportlovet och till detta en turnering i bordtennis både som lämpligt huvudtema samt som uppvärmning inför den stora spelturneringen i mars. Svensson ställde sig positiv till förslaget. Mierzejewski föreslog även att ett evenemang av valfritt slag äger rum i samband med påsklovet. Förslagen röstades igenom. Gustafsson lade fram förslag på två separata evenemang under året på temana Spindelmannen respektive Batman. Förslagen röstades igenom. Spindelmannen-evenemanget beslutades att äga rum i maj, medan Batman-evenemanget beslutades att äga rum i november.

K.J.Mierzejewski redogjorde för den kommande spelturneringen i mars och beslut fattades att evenemanget skulle delas på två dagar med hänsyn till den sedvanliga omfattningen. Val av grenar diskuterades. Svensson förordade spel till Wii samt dansmatta. Anmärkningsvärt nog motsatte sig Blom poker. Grenarna framröstades slutligen enligt nedanstående kategorier.

Fysiska spel:
Bordtennis
Wii Sports

Musikspel:
Buzz - The Music Quiz
Dance Dance Revolution
Donkey Konga
Singstar 80's

Kortspel:
Hjärter
Bang

Klassiska videospel:
Duck Hunt (NES)
Street Fighter II (SNES)
GoldenEye (N64)
Super Smash Bros. Melee (GC)

K.J.Mierzejewski uttryckte önskemål om någon form av Transformers-relaterat evenemang i samband med filmpremiären till sommaren och eventuell i samband med årets Halmicon. Olika aktiviteter i samband med detta diskuterades. Förslaget röstades igenom och TF-evenemanget beslutades att äga rum i juni, dock med reservation för ändringar. Därvid lade Fryland fram förslag på en maraton-filmvisning inom genren mecha-animéer som även det kunde vara passande med anknytning till Transformers-filmen. Förslaget röstades igenom och mecha-visningen beslutades att äga rum i juli, dock med reservation för ändringar.

Gustafsson gick vidare med att föreslå en studie i videospelvåld under året. Förslaget röstades igenom och Gustafsson utnämndes till studieledare. Minst ytterligare en studie beslutades att genomföras under året. Frågan om temat för denna lämnades öppen till nästa styrelsemöte.

Flera av de närvarande uttryckte intresse för en sammanställning av de bästa SNES-kasseterna, i kontrast till NES topp-20 listan som samfundet sammanställde i samarbete med Halmstads spelförening under 2006. Med hänsyn till den förmodade omfattningen fattades beslut att ägna minst två evenemang för detta ändamål under perioden augusti-september. K.J.Mierzejewski redogjorde därefter för potentiella upplägg av Halloween-firandet 2007 och det sista evenemanget under året beslutades vara någon form av julspecial.

Johansson avrundade planeringen av aktiviteter med att redogöra för en ny amatörfilminspelning att äga rum under sommaren 2007 med arbetstiteln "Chemical Zombie". Förslaget röstades igenom och Johansson och Sebastian Björnbråten (med bud av Johansson) utnämndes till projektledare.

Samtliga medlemmar av styrelsen utnämndes till arrangörer vid evenemangen och styrelsen gavs frihet att under året på eget bevåg kunna besluta om de specifika datumen för aktiviteterna.

ª Marknadsföring
K.J.Mierzejewski redogjorde för de sedan tidigare möten nämnda möjligheterna kring sponsring av- samt annonsering på Science Fiction bokhandelns hemsida och i deras manga-tidning, vikten av en egen funktionell hemsida, reklamblad - dock inte för enstaka evenemang utan för samfundet i allmänhet samt utskick till tidigare medlemmar i föreningen KyoumiKai där man upplyser om den nya verksamhetens uppkomst. K.J.Mierzejewski avrundade med att material att lägga upp på samfundets egen sida gärna tas emot. Fryland ansåg att nya reklamblad inte behöver sättas upp mer än någon gång om året, eller i samband med större händelser. K.J.Mierzejewski och Frylands opinioner godtogs.

9) Ekonomi- och revisionsredovisning
Gustafsson redogjorde för samfundets företagskonto hos tidigare FSB/nuvarande Swedbank där Johansson, K.J.Mierzejewski och Gustafsson själv numera står som kontoägare. Gustafsson gick vidare med att redogöra för samfundets kundkonto hos grossisten och avrundade sin redovisning med att meddela att samfundet under 2006 inte blivit tilldelat några bidrag och heller inte har haft några intäkter, däremot många utgifter - däribland kostnader för förnödenheter, källmaterial, elektronisk utrustning, projektkostnader samt utskrifts- och övriga administrativa kostnader, t ex för anteckningsmateriel och dylikt.

Christina Mierzejewski hade inget att ta upp som på något sätt bestred Gustafssons redovisning. Vidare föreslog K.J.Mierzejewski att kassören borde ha en egen mapp samt kassabok inför 2007 varpå Gustafsson tilldelades dessa.

10) Ekonomisk planering och budgetering
ª Fastställande av medlemsavgift
Medlemsavgiften fastställdes till 0:-/år.

ª Om bidrag och fonder
Möjlighet till års- projekt- och arrangörsbidrag hos Kulturförvaltningen togs upp varpå K.J. Mierzejewski tilldelades uppgiften att söka samband med nyssnämnda. Vidare meddelade K.J.Mierzejewski att tidsgränsen för att kunna söka bidrag för 2006 hos organisationen Sverok är juni 2007 och tog på sig att sköta de nödvändiga kontakterna för detta.

ª Budgetering
Gustafsson genomförde en grov budgetering av det kommande årets verksamhet och avrundade kostnaderna för evenemangen till 6000:-, studierna till 3600:-, projekten till 6000:-, de administrativa kostnaderna till 2000:- och marknadsföringen till 1500:- vilket ledde till en summa på 19100:-. Till detta medföljde hyreskostnader på 12480:-/år samt kostnaderna för hemsidan på ca 212:-/år vilket nu ledde till en total kostnad på 31792:- för år 2007. Förväntade intäkter räknades vara 6000:- för evenemangen som förutsattes gå med plus minus noll.

11) Övriga frågor
ª Stadgeändringar
K.J.Mierzejewski förespråkade stadgeändringar i frågan om antalet personer på styrelsen under §4 som K.J.Mierzejewski fann vara oklar och möjligen felaktigt formulerad. Efter närmare granskning framgick dock att paragrafen var korrekt utformad varpå eventuella stadgeändringar uteblev.

ª Förslag till kontrakt
Datum för möte gällande utformningen av förtroende- och styrelsekontrakten fastställdes till 2007-01-09, i samband med den i §8 i detta protokoll nämnda FTP-överföringen. Praktiska förslag till kontrakt andra än de redan förordade i ovannämnda paragraf lämnades öppna fram till utformningstillfället.

ª Övriga-övriga frågor
Johansson reste frågan om studierapporternas tillgänglighet, varpå K.J. Mierzejewski meddelade att dessa kommer att läggas upp i redigerad form på samfundets hemsida, utöver att vara tillgängliga i pappersform för alla intresserade medlemmar.

K.J.Mierzejewski lade fram ett sedan tidigare känt förslag på en stämpel i samfundets namn och upplyste om möjligheten till tröjor eller kalendarier med anknytning till samfundet. Förslaget till stämpel röstades igenom och möjligheterna till tröjor och diverse annat tryck togs under övervägande.

12) Mötets avslutande
Johansson förklarade mötet avslutat 23:02.


Sekreterare
K. Jan Mierzejewski

Protokolljusterare
Thomas Gustafsson