Tid: 2009-01-04, kl 12:00-13:32
Plats: Klubbhuset Bakladdaren 6, Amiralsgatan 2 i Halmstad
Närvarande: Måns Dahlgren, Rasmus Ekström, Joakim Fryland,
Karolin Gustafsson, Thomas Gustafsson, Dylan M. Johansson,
Sebastian Mars, K. Jan Mierzejewski, Peter Sjösten
Dagordning:
1) Mötets öppnande
2) Val av mötes- ordförande, sekreterare och protokolljusterare
3) Genomgång av föregående års- och styrelsemötes protokoll
4) Val till styrelsen
5) Val av revisor(er)
6) Val av valberedning
7) Verksamhetsredovisning
8) Verksamhetsplanering
9) Ekonomi- och revisionsredovisning
10) Ekonomisk planering och budgetering
11) Övriga frågor
12) Mötets avslutande
1) Mötets öppnande
Thomas Gustafsson förklarade mötet öppnat 12:00.
2) Val av mötes- ordförande, sekreterare och protokolljusterare
Thomas Gustafsson valdes till mötesordförande, K. Jan Mierzejewski valdes till sekreterare, Joakim Fryland valdes till protokolljusterare.
3) Genomgång av föregående års- och styrelsemötes protokoll
K. Jan Mierzejewski gick igenom föregående mötens protokoll.
4) Val till styrelsen
* Thomas Gustafsson valdes till ordförande.
* Dylan M. Johansson valdes till vice ordförande.
* K. Jan Mierzejewski valdes till kassör.
* Måns Dahlgren och Joakim Fryland valdes till övriga ledamöter.
* Rasmus Ekström, Sebastian Mars och Peter Sjösten valdes till suppleanter.
* Dylan M. Johansson utnämndes till kontaktperson.
* K. Jan Mierzejewski utnämndes till sekreterare.
5) Val av revisor(er)
Tobias Aspén valdes till revisor med bud av Thomas Gustafsson.
6) Val av valberedning
Karolin Gustafsson och Christina Mierzejewski valdes till valberedning, den senare med bud av K. Jan Mierzejewski. Sebastian Björnbråten och Ida Forsberg nominerades med bud av anonym och framröstades likaså varpå det beslutades att Dylan M. Johansson söker samband med dem i fråga om de accepterar befattningarna.
7) Verksamhetsredovisning
Thomas Gustafsson förkunnade att Dylan M. Johansson och K. Jan Mierzejewski är firmatecknare och redovisade för samtliga under föregående verksamhetsår genomförda möten, evenemang, studier, projekt och övriga åtaganden samt projekt som fortfarande är pågående eller lagda på is. Ansvarsfrihet för styrelsen 2008 beviljades.
8) Verksamhetsplanering
* Mindre formella sk föreningsmöten utan krav på vare sig dagordning eller protokollföring där medlemmar (förhoppningsvis) lättare kan ta till ordet och framföra feedback beslutades att äga rum i samband med evenemangen istället för styrelsemöten som tidigare. Styrelsemöten beslutades att hädanefter vara avsedda endast för styrelsen då formella styrelsebeslut behöver fattas och då krav på protokollföring finnes.
* Föranmälan inför evenemangen, som ska framgå på hemsidan och göras genom ett mail till spps@popkorn.nu där man undertecknat med sitt/sina namn meddelar vilket evenemang man kommer på, beslutades att träda i kraft efter spelturneringen i mars. Detta för att man från styrelsens sida lättare ska kunna beräkna hur mycket som behöver inhandlas inför varje evenemang samt eventuellt kunna ställa in evenemang om antalet föranmälda som vill närvara är färre än tio stycken (vilket ansågs vara för lågt för att motivera förberedelser inför ett evenemang).
* Större inriktning på pedagogik, däribland bättre organiserade studiecirklar och återupptaget arbete med den egna skolplanen, röstades för och det beslutades att Dylan M. Johansson söker samband med studiefrämjandet i fråga om detta.
* Regelbundna utskick per e-post istället för snigelpost röstades för, undantaget ett årligt medlemsutskick efter årsmötet tillika inför den stora årliga spelturneringen i mars.
* Spelcirklar och spelhelger i klubblokalen enligt egen överenskommelse intresserade medlemmar emellan röstades för. Förslag på teman innefattade Seiken Densetsu III, Zelda Four Swords, Resident Evil och Silent Hill, den senare inklusive spelfilmen. Joakim Frylands följdförslag att recensera spel för Goodgame i samband med spelcirklar / spelhelger beslutades att ses vidare in i.
* Förslag inför SÅS '09 (Stora Årliga Spelturneringen 2009) togs emot och diskuterades utan att slutgiltigt fastställas. Det föreslogs bl a att Karolin Gustafsson ska få bidra med bättre dansmattor än de som användes förra året, att andra Dancing Stage/Dance Dance Revolution- samt andra SingStar-titlar än fjolårets ska finnas tillgängliga, att Guitar Hero II-III byts ut mot Guitar Hero World Tour, att Street Fighter II: The World Warrior respektive Street Fighter III: New Generation byts ut mot Hyper Street Fighter II respektive Street Fighter III: 3rd Strike, att Super Smash Bros. Melee byts ut mot Super Smash Bros. Brawl samt att Buzz: Music Quiz och Donkey Konga stryks helt till förmån för Street Fighter IV och Soul Calibur IV.
* Förslag till övriga aktiviteter 2009 togs också emot och diskuterades utan att slutgiltigt fastställas. Bland mottagna förslag återfanns en ny turnering i bordtennis inklusive videospeltennis/bordtennis och semlor i samband med sportlovet, en ny brädspelshelg till våren, en serie evenemang över sommaren med mål att sammanställa en DreamCast-topplista, diverse animé-visningar, samman-ställningar av topplistor över bästa populärkulturella lärare respektive ostiga B-skräckisar samt en Buffy-maraton, de sistnämnda två i samband med Halloween.
Vidare beslutades att återuppta sammanställningen av ninja-topplistan samt att låta evenemangen äga rum i regel första helgen på månaden istället för sista, som tidigare.
9) Ekonomi- och revisionsredovisning
Thomas Gustafsson redovisade det gångna årets kontoinsättningar och –uttag samt tillgångar i kiosken. Revisorn lät meddela att hon inte hade något att ta upp som bestred Gustafssons redovisning.
10) Ekonomisk planering och budgetering
* Det beslutades att Thomas Gustafsson, Dylan M. Johansson samt K. Jan Mierzejewski i egenskap av ordförande, vice ordförande respektive kassör har både tillsammans och var för sig rätt att göra uttag från samfundets företagskonto hos Swedbank.
* Medlemsavgiften fastställdes till 10:- och förslag att medlemskap görs giltigt året ut istället för ett år framåt röstades igenom. En styrelse-avgift på 100:-/år ämnad främst för administrativa kostnader röstades också igenom. Man beslutade att de administrativa styrelseavgifterna skulle betalas senast i samband med februarievenemanget och skuld-indrivning till kiosken genomfördes. Kostnader för klubblokalhyra och webhotell delades på fötroendevalda medlemmar respektive webb-ansvarige såvida andra medel inte kom att finnas.
* Förslag på hur bidragspengar från organisationen Sverok ska fördelas togs emot och diskuterades. Förslagen innefattade i första hand en ny dammsugare, fler brädspel- och expansioner, spelen Street Fighter IV och Soul Calibur IV, Guitar Hero World Tour-uppsättningen samt en extra handkontroll till Xbox 360 och i andra hand inredning tillika upprustning av klubblokalen, schack-bräden och schackklockor, mer spelrelaterat i allmänhet samt marknadsföringskostnader.
Frågan om att införskaffa en fungerande frys till klubblokalen togs återigen upp. Då detta redan hade röstats igenom vid tre tidigare tillfällen ställdes följdfrågan när frysen ska införskaffas. Beslut fattades således att en frys införskaffas senast till sommarmånaderna förutsatt att samfundets ekonomi tillåter det.
K. Jan Mierzejewski noterade samtliga förslag och tog på sig att sammanställa en ekonomisk kalkyl utifrån dessa. Underskott i budgeten beslutades att sökas i form av årsbidrag för 2009 hos Kulturförvaltningen i Halmstad kommun.
* Ekonomiska påföljder på 50:- vid varje nytt underlag för konstruktiv kritik röstades igenom, likaså att påföljderna inte skulle gälla retroaktivt varför U.K.K-registret beslutades att nollställas i samband med att den nya regeln trädde fram.
11) Övriga frågor
* Samtliga närvarande röstade för ändringar/justeringar i stadgarn, främst i paragraf 4 gällande hur antalet ledamöter kontra suppleanter skulle vara fördelat inom styrelsen. Övriga uppdrag för 2009 fördelades.
* Förslag att införskaffa extra klädhängare, klädkrokar eller dylikt röstades igenom. Förslag att köpa in mer varierande godis och tilltugg till kiosken samt att låta samfundet prenumerera på tidningarna Level och GameReactor beslutades att ses vidare in i. Dylan M. Johansson beslutades att söka samband med vederbörande vid GameReactor i fråga om detta samt Microsofts kundtjänst i fråga om samfundets icke-fungerande Xbox 360.
12) Mötets avslutande
Thomas Gustafsson förklarade mötet avslutat 13:32.
Sekreterare
K. Jan Mierzejewski
Protokolljusterare
Joakim Fryland
